La gestión de la información impulsa a las organizaciones a tomar mejores decisiones de negocio, ampliar oportunidades de mercado y maximizar sus ventajas competitivas.
Hoy, gracias a tecnologías como la nube, los empleados y los clientes cuentan con más acceso a la información que nunca. Sin embargo, un estudio de PwC encontró que el 96 por ciento de las empresas a nivel global no logra desbloquear todo el potencial de su información. Más del 40 por ciento de las empresas en el estudio dijeron que obtuvieron pocos beneficios tangibles de sus datos, y el 23 por ciento apuntaron que no obtuvieron ningún beneficio.
Ante esta situación, las organizaciones deben concretar una estrategia eficiente de gestión de la información que puedan transformarse en procesos ágil y de pensamiento rápido. Pero para lograrlo, primero se debe analizar, salir de los silos y crear un sistema robusto para administrarlos. Una vez que se haya hecho, puede servir como un faro para identificar desde cuellos de botella hasta brechas en el servicio al cliente.
Desbloquear activos empresariales
En Ricoh Latin America te mostramos 5 puntos para desbloquear el potencial de tus datos y contar con un acceso de manera rápida y segura:
1) Configura un sistema de gestión de la información en toda la empresa con un ejecutivo de alto nivel a cargo (por ejemplo, un Chief Data Officer). Gartner recomienda designar un administrador de información para cada unidad de negocio para ayudar a crear controles de riesgo para la información que utilizan.
2) Realiza una auditoría de la información de tu empresa para averiguar de dónde provienen los costos y los cuellos de botella. Los sistemas heredados y los documentos en papel se tienen que analizar. La conversión de documentos a formato digital permite una mayor accesibilidad y facilidad en la búsqueda. Eso no solo ahorrará dinero y ayudará a tus colaboradores a ser más productivos, sino que también puede llevar a nuevas perspectivas empresariales.
3) Eliminar el espacio de almacenamiento innecesario. Tanto el almacenamiento físico como el digital tienen un costo para las empresas. ¿Estás utilizando la combinación óptima de soluciones en tus oficinas y fuera de ellas? o ¿es el momento de hacer cambios? Esto no debería ser un ejercicio de una sola vez: la tecnología avanza rápidamente y debes revisar tus sistemas con regularidad para ver si un nuevo acuerdo podría funcionar mejor.
4) Usa un sistema de gestión de contenido empresarial o gestión de datos para aclarar el 80 a 90 por ciento de tus datos que no están estructurados. Eso incluye documentos de Word, correos electrónicos en PDF, PowerPoints, videos, archivos de audio, imágenes e incluso publicaciones de redes sociales. Las hojas de cálculo convencionales no agregarán ni analizarán este tipo de información; en su lugar, deberás emplear una solución de minería de datos de inteligencia empresarial.
5) Aplica el análisis del Big Data a la información de tu empresa para detectar tendencias y hacer predicciones. Con los enormes volúmenes de información disponibles para ser analizados, es importante hacer las preguntas correctas y concentrarse en las áreas donde puede ahorrar en costos o desarrollar nuevas fuentes de ingresos. ¿Tienes problemas de entrega? Analiza la cadena de suministro. ¿Quieres saber qué piensan realmente tus clientes de ti? No solo confíes en las encuestas, analiza los datos de tus canales de redes sociales. ¿Los clientes anhelan algo que no proporcionas? Tal vez sea hora de lanzar una nueva línea de productos.
En RICOH contamos con soluciones de flujo de trabajo para documentos para cada necesidad que optimizarán la creación de documentos digitales y su administración, almacenamiento, organización y compartición. En conclusión, una vez que liberas el poder de tu información, no hay vuelta atrás. Con toda la eficiencia y los conocimientos mejorados que obtendrás al optimizar tu información y desbloquear todo su valor, te preguntarás por qué no empezaste antes.
Por Tak Naito
Senior Manager
Product & Marketing Intelligence
Ricoh Latin America
